Руководитель офиса/офис-менеджер

Тип и класс

Тип профессии по предмету труда: основная деятельность офис-менеджера связана с работой с различными видами документов, что позволяет отнести ее по предмету труда к типу «Человек – Знаковая система». Дополнительно профессию можно отнести к типу «Человек – Человек», поскольку офис-менеджер постоянно работает с людьми.


Тип профессии по признаку цели: гностический.


Тип профессии по средствам труда: ручной.


Тип профессии по условиям труда: работа в условиях микроклимата, близких к бытовым, «комнатным».


Класс профессии: исполнительский (профессия предполагает реализацию однотипных процедур, выполнение стандартных задач, решение которых проходит по заданному образцу, с четким соблюдением установленных правил, нормативов, инструкций).

Описание

Офис-менеджер – сотрудник, занимающийся координацией работы всех офисных служб, организацией снабжения офиса необходимыми расходными материалами.


Основные виды деятельности офис-менеджерасвязаны с организацией работы персонала в офисе, ведением делопроизводственной, иногда – кадровой и бухгалтерской документации, организацией снабжения административных служб и сотрудников предприятия всем необходимым, встречей посетителей.

Содержание деятельности


организация проверки офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверка санитарных условий работы в помещениях офиса;

организация подготовки документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и выполнения текущих задач;

руководство секретарями в приемной зоне, телефонными секретарями, курьерами, водителями, распределение обязанностей между ними;

контроль соблюдения работниками офиса установленных стандартов одежды и внешнего вида (дресс-кода);

ведение бюджета расходов на офисные нужды;

организация обеспечения офиса канцтоварами, другими расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы;

определение порядка получения товарно-материальных ценностей, оформление доверенностей, организация поступления платежей за поставленные товарно-материальные ценности, оформление платежных документов;

организация и контроль использования офисной оргтехники и ее надлежащего состояния;

организация встреч, приема, регистрации и обслуживания посетителей, делегаций, клиентов, партнеров;

прием визитных карточек, их хранение;

организация материально-технического обеспечения и сопровождение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий;

координация работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организация документооборота офиса.

Должен знать

устройство офиса и принципы его зонирования; принципы управления персоналом; этику взаимоотношений в рабочей группе; мотивационные методы и стратегии; основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства; особенности составления, разновидности и структуру текста документов; принципы организации снабжения офиса; требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения; основы бухгалтерского учета; деловой этикет; иностранный язык; правила пользования оргтехникой; правила внутреннего трудового распорядка; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Должен уметь

эффективно обеспечивать работу офиса;

организовывать прием посетителей, сопровождение различных деловых мероприятий;

составлять деловые и первичные бухгалтерские документы, вести кадровое делопроизводство и архив;

обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи.

Индивидуальные способности

эмоциональная устойчивость, пунктуальность, аккуратность, организованность, ответственность, доброжелательность, тактичность, настойчивость, коммуникабельность, способность планировать свою работу.

Профессионально важные качества

склонность к работе с документами;

стрессоустойчивость (способность эффективно работать в условиях внешнего шума);

высокий уровень концентрации, распределения и переключения внимания;

хорошее развитие мелкой моторики рук;

способность быстро действовать;

четкая дикция, хорошо поставленная речь, умение лаконично (кратко) выражать свои мысли;

высокий уровень развития зрительного восприятия текста (быстрота восприятия);

хорошо развитая кратковременная и долговременная память, способность к механическому и осмысленному запоминанию информации, развитая слуховая и зрительная память;

умение хорошо разбирать рукописный текст.

Медицинские противопоказания

нервно-психические заболевания;

сердечно-сосудистые заболевания;

хронические инфекционные заболевания;

заболевания верхних дыхательных путей;

поражения зрительного и слухового анализаторов;

заболевания речеголосового аппарата;

нарушение функций опорно-двигательного аппарата

Условия труда

Как правило, рабочее место офис-менеджера располагается в приемной офиса. Традиционно оно включает три зоны: основная, где находится его стол с приставками и оргтехникой; зона обслуживания посетителей; вспомогательная зона, где расположены шкафы, копировальный аппарат, факс и другое необходимое оборудование.


Офис-менеджеры используют ручные средства труда, а также офисную оргтехнику и персональный компьютер с возможностью выхода в Интернет.


Специальной формы не предусмотрено; обычно в одежде выдерживается деловой стиль.

Области применения

Офис-менеджеры востребованы в организациях и на предприятиях любого профиля и любой формы собственности.

Базовое образование и пути получения профессии

Специального образования не требуется, однако работодатели чаще всего отдают предпочтение претендентам, имеющим высшее образование в области документоведения, психологии, экономики.

Перспективы карьерного роста

Перспективы карьерного роста офис-менеджерасвязаны с овладением другими специальностями, которые отражают специфику деятельности компании. Например, офис-менеджер торговой компании, изучив структуру ее работы, может стать менеджером по продажам; офис-менеджер в рекламном агентстве – менеджером по рекламе.


Карьерный рост также связан с повышением квалификации как на предприятии, так и в системе непрерывного профессионального образования. Постепенно совершенствуясь, специалист может получить повышение вплоть до высокой административной должности (например, помощника руководителя, заведующего канцелярией, HR-менеджера).

Профессиональные риски

Рабочая поза офис-менеджера – положение сидя, поэтому возможны такие профессиональные заболевания, как боли в спине и шее. Кроме того, работа в постоянном напряжении и стрессе может привести к неврозам и депрессии.


Где обучают

Где требуются

Нашли опечатку?