Секретарь

Тип и класс

Тип профессии по предмету труда: секретарь работает с различными документами, это позволяет отнести профессию по предмету труда к типу «Человек – Знаковая система».


Тип профессии по признаку цели: гностический.


Тип профессии по средствам труда: ручной.


Тип профессии по условиям труда: работа в «комнатных» условиях.


Класс профессии: исполнительский (алгоритмический); по характеру труда профессия секретаря предполагает реализацию однотипных процедур, выполнение стандартных задач по образцу, с четким соблюдением правил, нормативов, инструкций.

Описание

Секретарь – сотрудник, выполняющий поручения руководителя, берущий на себя технические функции, связанные с ведением документации, приемом посетителей. 

Содержание деятельности


получение сведений от работников подразделений, вызов их по поручению руководителя, организация приема посетителей;

организация телефонных переговоров руководителя;

оформление деловой переписки руководителя, сортировка корреспонденции;

подготовка совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания, их регистрация);

компьютерный набор по указанию руководителя различных материалов, документации и отправление их по адресатам с использованием оргтехники;

стенографирование протоколов заседаний, их расшифровка и компьютерный набор;

составление по поручению руководителя докладов, писем, документов;

формирование дел в соответствии с утвержденными правилами, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

Должен знать

терминологию делопроизводства; нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления; единые требования и правила оформления документов в соответствии с ГОСТ; правила документооборота; правила организации архивного хранения дел; правила ведения делового разговора; правила телефонного общения, приема и передачи информации; правила подготовки и проведения совещаний и заседаний; основы информационных технологий в профессиональной деятельности.

Должен уметь

обеспечивать работу руководителя; вести информационное обслуживание руководителя; организовывать прием посетителей, проведение совещаний; осуществлять компьютерный набор документов; обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи; вести работу с документами; вести архив; пользоваться оргтехникой.

Индивидуальные способности

эмоциональная устойчивость, пунктуальность, аккуратность, организованность, ответственность, доброжелательность, тактичность, настойчивость и твердость, коммуникабельность, способность планировать свою работу, склонность к работе с документами.

Профессионально важные качества

способность длительное время сосредоточиваться на одном предмете или действии, удерживать в поле зрения несколько предметов или совершать одновременно несколько действий, быстро переключать внимание с одного предмета на другой или с одного вида деятельности на другой; способность быстро действовать; четкая дикция; хорошо поставленная речь, умение кратко выражать свои мысли; хорошо развитая кратковременная и долговременная память; способность к механическому и осмысленному запоминанию информации; развитая слуховая и зрительная память.

Медицинские противопоказания

нервно-психические заболевания; сердечно-сосудистые заболевания; заболевания опорно-двигательного аппарата; хронические инфекционные заболевания; заболевания верхних дыхательных путей; заболевания зрительного и слухового анализаторов; заболевания речеголосового аппарата.

Условия труда

Рабочее место секретаря располагается, как правило, в приемной руководителя. Рабочее место секретаря традиционно включает три зоны: основная, где находится рабочий стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и другое оборудование.


Специальная форма для секретаря не предусмотрена.

Области применения

Секретари востребованы в организациях и предприятиях любого профиля и любой формы собственности.

Базовое образование и пути получения профессии

Чтобы стать секретарем, необходимо получить начальное (профессия «Секретарь»), либо среднее (специальность «Документационное обеспечение управления и архивоведение»), либо высшее (специальности «Документоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления») профессиональное образование.

Перспективы карьерного роста

Карьерный рост связан с повышением квалификации на предприятии или в системе непрерывного профессионального образования.


Профессиональный рост секретаря может быть связан с управленческой карьерой, когда специалист, постепенно совершенствуясь, может получить повышение до должности офис-менеджера, помощника руководителя либо заведующего канцелярией.

Профессиональные риски

Рабочая поза – положение сидя. Длительное нахождение в такой позе может стать причиной заболеваний, сопровождающихся болями в спине и шее.


Работа в постоянном напряжении может привести к усталости, неврозам и депрессии.


Где обучают

Где требуются

Нашли опечатку?