Где лучше хранить Ваши архивы?
-2°
Сообщить новость
22.09.2011 16:11

Где лучше хранить Ваши архивы?

Рейтинг:
Рубрика: Общество
  Где лучше хранить Ваши архивы?
Это вопрос, которым задаются во многих предприятиях, учреждениях. В самом деле, бумаг в организациях накапливается чем дальше, тем больше. Под них приходится отводить всё больше площадей, которые можно было бы использовать по-другому, с большей пользой для дела. Вдобавок с каждым годом ужесточаются правила хранения архивов.
Экономия денег и офисных площадей - решающие факторы
Отдельный вопрос – денежный. Хранить архивы у специализированной компании оказывается экономичнее. Причем, предварительные оценки показывают, что речь идет об экономии в разы. Если хранением архивов, обработкой документов занимается специализированная архивная компания.
Обычно архивы сегодня хранят прямо в офисах компаний, банков, учреждений. Любую бумажку мгновенно можно представить рейду налоговой, пожарной и другой команды! Но нужна ли этим органам Ваша сверхоперативность!? Нет! Ведь для любого запроса контролирующих органов всегда есть время, как минимум 3-5 дней. А нужно ли Вам самим слишком оперативно предоставлять бумаги проверяющим? В рынке порой все средства хороши. Иногда такие проверки «организуют» Ваши конкуренты. С целью организации утечки нужной информации.
Специализированные компании применяют условия компактного хранения, современной обработки и учёта документов. Вот как это происходит.
В хранилище класса «А» высота обычно составляет 12 метров и выше. Это достигается определенным типом строительства, при помощи арочных перекрытий, высотных железобетонных опор и специального мощного фундамента. Очень важно в таком складе иметь большую нагрузку на полы, не менее 6 тонн на 1 м.кв., чтобы выдерживать вес многоярусной стеллажной системы хранения с бумажной продукцией. Для медленно оборачиваемых, лежащих изо дня в день, архивов также важна компактность хранения, что достигается за счет узкопроходных стеллажей. За счет компактности и меньшей стоимости квадратного метра на специализированном складе по сравнению с дорогим офисом достигается значительная экономия при хранении архива.
При перемещении документов от офиса клиента к месту хранения используется специальная система слежения за их движением с четким контролем в точках передачи. Перевозку осуществляют автомобили, оснащенные датчиками контроля движения транспорта.
В век компьютеров и Интернета документы по-прежнему хранятся на бумаге
Интересен в этой связи опыт американской компании Irom Mountain, описанный сегодня, 22 сентября, в газете «Ведомости». В частности, приводится точка зрения генерального директора компании Ричарда Риза. Он напоминает, что и в наш современный век подавляющее большинство документов в корпоративном мире по-прежнему хранится на бумажных носителях. Небольшую поправку внёс нынешний кризис (чуть больше стали хранить документы на цифровых носителях), но именно что небольшую. Да и цифровые записи тоже нуждаются в надежном хранении. А еще существуют фотографии, кинофильмы, магнитофонные плёнки, виниловые пластинки…Риз руководит указанной компанией 30 лет. За это время её обороты выросли в тысячу раз. Годовая выручка превышает три миллиарда долларов. Однако Риз хочет и эту цифру увеличить в разы.
По мнению Риза, бумага и на следующие 10 лет останется самым важным носителем. Но будут применяться комбинированные формы хранения информации: на физических носителях и в виртуальной форме. Что интересно, в корпоративной инфраструктуре. По данным Риза, у документа существует обычно 15 копий. То есть объемы данных растут очень сильно.
Что касается российского рынка, то по мнению директора Irom Mountain, это перспективный рынок. В отличие от Европы, где большинство компаний уже хранят свои документы у специализированных компаний.
«Мы приняли решение отдать свой архив на хранение»
Первые опрошенные в Челябинске представители различных компаний по поводу идеи специализированного хранения архивов высказались так:
Топ-менеджер крупного челябинского холдинга в строительной сфере:
- Теоретически такая услуга нужна всем, но фактически это зависит количества того, что нужно хранить.
Руководитель крупного банка:
- Дело несомненно нужное. Общая тенденция: коммерческое предприятие сосредоточивается на бизнесе, а непрофильную деятельность передает на аутсорсинг.
В мире в этом направлении компании ушли достаточно далеко. Скажем в Европе, в ряде банков в аутсорсинге даже сопровождение "операционного дня".

Что касается специализированного хранения архивных документов, то за рубежом пришли к этому давно. В России это началось как обычно в Москве. Когда наш филиал столкнулся с проблеммой хранения документов: надо было решить дилемму: арендовать прощади + нанимать персонал или передать архив на хранение. Мы приняли решение в пользу второго варианта. На тот момент, а это было года два назад, на Челябинском рынке было только одно предложение такого - Госархив.

После появились филиалы федералов сначала в Екатеринбурге, затем в Челябинске. В любом случае рынок в нашем городе, насколько я знаю, не изобилует предложениями.

Появление новых игроков неизбежно приводит к конкуренции. Это всегда на пользу. А выиграют те, кто предоставит лучший сервис по приемлемой цене.

428

Если вы стали очевидцем какого-либо события или просто обнаружили важную новость, присылайте ее нам.

Не забудьте подписаться на нас в соцсетях:

Популярное
Лента новостей